FAQ

Smart Services is aangesloten bij zowel ABU als NBBU. Deze brancheorganisaties bewaken de kwaliteit van de dienstverlening en hebben daarvoor strikte gedragsregels opgesteld. Er is scherpe controle op correcte toepassing van de cao, de kwaliteit van de administratieve processen, de tijdige afdracht van belastingen en sociale premies en een degelijke bedrijfsvoering. U kunt er dan van op aan dat alle zaken in orde zijn.

Ook is Smart Services NEN 4400-1 gecertificeerd. Het afgegeven betrouwbaarheidskeurmerk van Stichting Normering & Arbeid houdt voor u in dat Smart Services haar (personeels)administratie op orde heeft, op tijd haar loonheffingen en/of omzetbelasting afdraagt, en dat haar (payroll)medewerkers gerechtigd zijn om arbeid in Nederland te verrichten.

Als bewijs van goed betalingsgedrag van de afdracht van loonheffing, omzetbelasting en premies medewerkersverzekeringen aan de Belastingdienst, ontvangt Smart Services periodiek een verklaring van de fiscus. De meest recente verklaring die is afgegeven aan Smart Services is te vinden onder de tab ‘downloads’.

Het principe achter de afgifte van deze verklaring is als volgt: als inlenende organisatie bent u normaal gesproken aansprakelijk voor de afdracht van loonheffing, de omzetbelasting, premies en medewerkersverzekeringen, als de payroll organisatie onverhoopt niet zou betalen of failliet gaat. De Belastingdienst en het UWV kunnen u dan de rekening voor de niet-betaalde premies en belastingen sturen. Om dit probleem te ondervangen is de volgende oplossing bedacht, te weten: het storten van geld op de G-rekening van het uitlenende bedrijf, oftewel de payroll organisatie.

Als een payroll organisatie een G-rekening wil openen, kan hij daartoe een verzoek indienen bij het UWV middels een vragenformulier. Zodra het ingevulde vragenformulier ‘Aanvraag G-rekening’ bij het UWV binnen is gekomen, beoordelen de Belastingdienst en het UWV gelijktijdig, ieder voor zich, of een payroll organisatie in aanmerking komt voor een G-rekening. Indien de fiscus en het UWV akkoord gaan met de toekenning, ondertekenen beiden een G-rekening overeenkomst. Met deze overeenkomst kan de payroll organisatie een G-rekening openen bij de bank.

Payrolling is nagenoeg voor elke branche en vrijwel iedere onderneming geschikt. Wilt u meer weten over wat payroll inhoudt? Klik hier.

Smart Services hanteert zowel de NBBU cao (Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen), als de ABU cao (Algemene Bond Uitzendondernemingen). Indien van toepassing, wordt er ook op bepaalde punten de cao of beloningsregeling van de inlener gehanteerd.

Indien u via e-UUR werkt en uw wachtwoord vergeten bent, kunt u zelf een nieuw wachtwoord opvragen via ‘wachtwoord vergeten’ op het inlogscherm.

Indien u via Pay4me werkt, kunt u ons voor het opvragen van uw wachtwoord een e-mail sturen: info@smartservices.nl, of telefonisch contact opnemen via +31 (0)20-67 11 888.

U kunt een nieuwe medewerker via de online webportal inschrijven. Afhankelijk van het type inschrijving dat u gebruikt, kunt u zelf een deel van de gegevens invoeren. Hierna ontvangt de medewerker inloggegevens en kan hij/zij de inschrijving (indien nog nodig) compleet maken.

Bij uw aanmelding heeft u inloggegevens ontvangen voor een van onderstaande systemen. Inloggen kan hier.

Ja, u kunt een lopend contract voor bepaalde tijd van een medewerker omzetten naar een payroll overeenkomst van Smart Services. Mits er gelet wordt op de fase-telling van uw medewerker evenals de opgebouwde rechten. Dit laatste wordt namelijk meegenomen met het overzetten van de contracten.

Ja, u kunt een medewerker die bij Smart Services op de payroll staat zelf in vaste dienst nemen. Dit kan op ieder gewenst moment en zonder kosten. Wel dient u bij het overnemen van een medewerker rekening te houden met de opgebouwde rechten van de medewerker. Een medewerker kan alleen een contract voor bepaalde tijd aangeboden krijgen, mits hij minder dan drie contracten via Smart Services aangeboden heeft gekregen. Na drie contracten dient u namelijk uw medewerker een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden.

De factuur wordt uiterlijk vrijdag, na uitbetaling van het salaris van de medewerker, per e-mail of per post naar u verstuurd.

Werkt u met e-UUR, dan ontvangt u facturen uiterlijk elke vrijdag indien er een uitbetaling van uw medewerkers heeft plaats gevonden. Mocht u een factuur willen opvragen, dan kan dat bij uw tussenpersoon binnen Smart Services.

Werkt u met Pay4me, dan kunt u hier de facturen inzien.

Ja, u bepaalt zelf de hoogte van de bruto uurlonen van uw medewerkers. Hierin is het wel van belang dat de inlenersbeloning wordt gevolgd. De medewerker dient qua beloning te worden ingeschaald volgens de cao of de eigen beloningsregeling van de inlener.

Op iedere dinsdag en donderdag worden de ingediende declaraties van uw medewerker(s) verwerkt en betaalbaar gesteld, mits de administratieafdeling van Smart Services de betreffende urenbriefjes vóór 14.00 uur heeft ontvangen. Afhankelijk van het betalingsverkeer staat het loon van uw medewerker(s) meestal de eerstvolgende werkdag op zijn/haar bankrekening.

Indien uw medewerker 4-wekelijks wilt worden uitbetaald, dan is het mogelijk hier aparte afspraken over te maken.

Nee, wettelijk gezien is het niet toegestaan om nettoloonafspraken te maken met uw medewerkers. Nettoloonafspraken brengen bovendien over het algemeen voor u als werkgever veel hogere loonkosten met zich mee. Bij een brutoloonafspraak weet u daarentegen altijd waar u aan toe bent. Heeft u echter toch al nettoloonafspraken met uw medewerkers gemaakt, dan helpen wij u graag bij het terugrekenen van de netto naar de brutolonen.

Nee, Smart Services is niet verantwoordelijk voor de werving en selectie van uw personeel.

De medewerker heeft recht op een tijdelijk doorbetaling. Dit is afhankelijk van de voorwaarden van het arbeidsovereenkomst. Echter zijn deze kosten vaak gedekt binnen de afgesproken omrekenfactor.

De kandidaat dient uiterlijk voor 09.00 uur op de dag van ziekte, zich bij de opdrachtgever en Smart Services ziek te melden. Bij Smart Services kan dit via +31 (0)20 671 18 88.

Wanneer de kandidaat zich ziek meldt dient hij/zij het volgende aan te geven:

• Werkverplicht op de dag van ziekte, ja of nee;
• laatst gewerkte dag bij desbetreffende opdrachtgever;
• eerstvolgende werkdag bij desbetreffende opdrachtgever (de eerstvolgende dag dat de medewerker eigenlijk had moeten werken);
• werkzaam op zaterdag en/of zondag, ja of nee;
• aangeven of het een bedrijfsongeval is/ongeval door derden/ten gevolgen van zwangerschap.

Zaken doen met een uitzendbureau is natuurlijk prettig wanneer u ook de werving en selectie van bepaalde flexwerkers wilt uitbesteden. Voor de flexwerkers die u zelf werft kan Smart Services de oplossing zijn. Payrolling is namelijk voordeliger dan regulier uitzenden. Dit omdat wij de werving en selectie niet uitvoeren en ons alleen richten op zaken rondom de verloning.

Payrolling is nagenoeg voor elke branche en vrijwel iedere onderneming geschikt.

Wanneer de medewerker bij Smart Services ingeschreven staat, ontvangt de medewerker een fase 1 en 2 arbeidsovereenkomst. Deze overeenkomst duurt in totaal 78 gewerkte weken. Daarna gaat de medewerker over naar fase 3. Een aantal weken voordat de medewerker overgaat naar fase 3, neemt uw tussenpersoon contact met u op om de voortgang te bespreken. Meer informatie over de fasensysteem? Mail naar info@smartservices.nl of bel naar +31 (0)20 671 888.

Smart Services is uw juridische- en administratieve werkgever en draagt zorg voor de uitbetaling van uw salaris en opgebouwde reserveringen. De organisatie waar u de werkzaamheden voor verricht is de inlener. Deze partij is verantwoordelijk voor het inroosteren en dagelijks begeleiden van u op de werkvloer.

U mag pas aan het werk bij de inlenende organisatie wanneer uw inschrijving bij Smart Services compleet is en de arbeidsovereenkomst is getekend.

Smart Services heeft voor de verwerking van uw inschrijving de volgende documenten nodig: een getekende payroll overeenkomst, inschrijfformulier, modelopgaaf van de loonbelasting en kopieën van uw geldig legitimatiebewijs en bankpas. Zodra wij deze documenten in goede orde hebben ontvangen kunt u, nadat u werkende bent bij de inlenende organisatie, de uren declareren. Wij zullen uw declaratie op dinsdag en donderdag verwerken, en indien mogelijk verlonen.

De jaaropgaaf wordt eind januari, volgend op het jaar waarin u werkzaam voor ons bent geweest, naar u per email verstuurd. Logt u in via Pay4me, dan kunt u hier ook de jaaropgaaf inzien.

Loonheffingskorting is een korting op de loonbelasting en premie volksverzekeringen. De loonheffingskorting kan uit de volgende heffingskortingen bestaan:

• Algemene loonheffingskorting;
• arbeidskorting;
• ouderenkorting;
• alleenstaande- ouderenkorting;
• jonggehandicaptenkorting;
• levensloopverlofkorting.

In principe heeft iedere werknemer recht op loonheffingskorting. Dit geldt eveneens voor werknemers die niet in Nederland wonen. Wanneer u de loonheffingskorting wil laten toepassen, dan dient u hier een schriftelijk verzoek in te dienen bij Smart Services door middel van het formulier ‘Model opgaaf gegevens voor loonheffingen’. Op het moment dat u de loonheffingskorting niet meer wilt toepassen, dan dient u hier eveneens een schriftelijk verzoek voor in te dienen.

Om onnodige eindafrekeningen te voorkomen, dient u de loonheffingskorting maar bij één werkgever toe te passen. In de meeste gevallen wordt de loonheffingskorting toegepast bij de baan waar de werknemer het meeste verdient. Ook is het mogelijk dat de werknemer de loonheffingskorting bij geen enkele werkgever laat toepassen. De werknemer kan later middels zijn aangifte inkomstenbelasting/ premie volksverzekeringen dit bedrag terugvragen.

Uw gewerkte uren dient u te declareren middels een urenbriefje via het online webportal (dit kan e-UUR of Pay4me zijn). Heeft u aanvullende verzoeken, mailt u dan naar uw tussenpersoon of naar declaratie@smartservices.nl.

Reiskosten kunnen alleen gedeclareerd worden mits de inlenende organisatie dat met u overeengekomen is. Op het urenbriefje is daarvoor een aparte regel opgenomen.

• Reiskosten woon/werk: vaste vergoeding per dag, u reist dagelijks hetzelfde traject. U levert ons eenmalig een rittenregistratie aan.
• Reiskosten OV: variabele kosten, welke u kunt declareren mits u hiervan een ov-chip overzicht (op naam) of treinkaarten toevoegt aan het urenbriefje.
• Netto km-vergoeding: variabele vergoeding per dag, welke gebaseerd is op het aantal gereden kilometers. U onderbouwt deze wekelijks met een rittenregistratie. Het netto bedrag is maximaal € 0.19 per kilometer.

Voor een tijdige afhandeling dient uw urendeclaratie uiterlijk dinsdag of donderdag vóór 14.00 uur geaccordeerd bij ons binnen te zijn. Afhankelijk van het betalingsverkeer staat het salaris meestal de eerstvolgende werkdag op uw bankrekening.

Het netto salaris is afhankelijk van het aantal uren dat er wordt gewerkt en/of de loonheffingskorting wordt toegepast. Indien u variabele uren werkt, kan uw nettoloon per week verschillen. U kunt uiteraard te allen tijde telefonisch contact met ons opnemen voor een bruto-netto berekening van uw salaris.

Het kan zijn dat uw declaratiebriefje bij ons niet of te laat voor verwerking is binnengekomen. Mocht dit bij u het geval zijn, neem dan telefonisch contact met ons op. Het kan ook zijn dat uw inschrijving nog niet compleet is. In dit laatste geval heeft Smart Services hier al contact met u over gehad.

U kunt uw loonstroken inzien via het online platform. U kunt dit platform raadplegen middels de inlogcode die u na inschrijving per e-mail heeft ontvangen.

Het vakantiegeld wordt ieder jaar aan het einde van de maand mei aan u uitgekeerd. Vanzelfsprekend kunt u bij ons het gehele jaar door een verzoek doen tot uitbetaling van het tot dan toe door u opgebouwde vakantiegeld. Stuurt u dit verzoek graag altijd per e-mail naar declaratie@smartservices.nl.

U bouwt ongeveer 10.44% vakantiedagen op over het aantal uur dat u per week werkt. Uw opgebouwde reserveringen staan onderaan uw salarisspecificatie. Bij vragen over uw opgebouwde vakantiedagen kunt u altijd telefonisch contact met ons opnemen.

De vakantiedagen kunnen op de volgende wijze worden aangevraagd: u kunt de vakantie-uren die u wilt opnemen declareren via uw urenbriefje. Let op: u mag hier maximaal het aantal uren invullen dat u ook daadwerkelijk heeft opgebouwd. Onderaan uw salarisspecificatie kunt u zien hoeveel reserveringen u heeft opgebouwd.

Deze mogelijkheid bestaat. Voor het aanvragen van een werkgeversverklaring kunt u per e-mail een verzoek sturen naar info@smartservices.nl.

In geval van ziekte dient u op de eerste dag van ziekte vóór 09.00 uur telefonisch contact met ons op te nemen, evenals met de opdrachtgever waar u de werkzaamheden verricht. Bent u op een later tijdstip – dus gedurende uw werkdag – ziek geworden, dan dient u dit alsnog op die dag aan ons door te geven.

Wanneer u zich ziek meldt dient u het volgende door te geven:

• Werk verplicht op de dag van ziekte, ja of nee.
• Laatst gewerkte dag bij desbetreffende opdrachtgever.
• Eerstvolgende werkdag bij desbetreffende opdrachtgever (de eerstvolgende dag dat u had moeten werken).
• Werkzaam op zaterdag en/of zondag, ja of nee.
• Is er sprake van verzuim als gevolg van zwangerschap of een bedrijfsongeval?

Indien u weer hersteld bent, dient u op de dag dat u weer hersteld bent telefonisch contact met Smart Services op te nemen: +31 (0)20 67 11 888.

De huidige bruto minimumlonen kunt u terugvinden op onze website onder ‘downloads’. Let op: het minimumloon is exclusief de opbouw van reserveringen.

Wanneer het aantal uitbetaalde uren niet conform loopt met het aantal gewerkte uren, dan dient u eerst contact op te nemen met Smart Services. Wij kunnen dan samen met u kijken of het aantal opgegeven uren klopt. Komen deze uren niet overeen, dient u contact op te nemen met uw opdrachtgever.

Per gewerkt uur reserveren wij 8% vakantietoeslag over uw brutoloon.

Voor studenten en scholieren bestaat er een bijzondere regeling: de studenten- en scholierenregeling. Smart Services houdt er dan rekening mee dat u geen belasting hoeft te betalen over het loon dat u bij Smart Services verdient. Hierdoor stijgt uw nettoloon.

U kunt gebruik maken van de studenten- en scholierenregeling als u aan het begin van een kalenderkwartaal voldoet aan één van de volgende voorwaarden:

• Uw ouders of verzorgers ontvangen voor u kinderbijslag via de Algemene Kinderbijslagwet;
• u ontvangt een (voorwaardelijke) gift of een prestatiebeurs via de Wet studiefinanciering 2000 of de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;
• u ontvangt een tegemoetkoming in de studiekosten via de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten.

Als u gebruik wilt maken van de studenten- en scholierenregeling kunt u het formulier ‘Model opgaaf Loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)’ invullen. Deze kunt u vinden onder ‘downloads’.

Iedere vrouwelijke werknemer heeft recht op zwangerschapsverlof, met een duur van ten minste zestien weken. Het zwangerschapsverlof wordt uitgekeerd door het UWV. De zwangerschapsuitkering wordt berekend over het inkomen dat de werknemer gemiddeld verdiend in een periode van vier weken voor het zwangerschapsverlof. Dit wordt berekend over het dagloon en die uitkering betreft 100% van dit loon. Echter, geldt er wel een maximumdagloon voor deze uitkering.

Tevens valt het zwangerschapsverlof flexibel op te nemen. Dit houdt in dat de werknemer elk moment kan kiezen tussen de zes en vier weken voor de uitgerekende datum. Meer informatie? www.uwv.nl.

Let op! Smart Services vraagt het zwangerschapsverlof aan voor de medewerker. Hiervoor dient de medewerker het formulier ‘Aanvraag WAZO-uitkering’ in te vullen. Dit document dient samen met de zwangerschapsverklaring opgestuurd te worden naar Smart Services.

Dit is afhankelijk van de fase waarin u werkzaam bent. Meer informatie over de fasesysteem kunt u contact met ons opnemen. Dat kan door ons te bellen via +31 (0)20 67 11 888 of mailen naar info@smartservices.nl.